This policy explains what we do with personal data: yours as a visitor to this website, and that of the people we contact on behalf of our clients. It is written to be read, not to be survived.

1. Who we are

Blackorange Solutions, Herengracht 142, Amsterdam, the Netherlands. Chamber of Commerce 32078880. VAT NL001974729B46. Email: administratie@blackorange.nl.

For the data described in sections 3 to 6 we are the controller: we decide what is collected and why. For campaigns we run for a client, the client is the controller and we act as processor on their instructions (section 7).

2. This website does not track you

We use no cookies, no advertising pixels and no cross-site tracking. Fonts are served from our own servers, so nothing about your visit is sent to a font provider. There is no cookie banner because there is nothing to consent to.

Our hosting provider keeps short-lived technical logs (IP address, page requested, time, browser type) to deliver the site and defend against abuse. These are deleted within 30 days. Our legitimate interest in a working, secure website is the basis for this.

We measure visits with privacy-friendly analytics that store no cookies, record no IP addresses and do not follow you between sites. The result is a count of pages and referrers, not a profile of a person.

3. When you book a call

You give us your name, email address and timezone. We use them to schedule the call, send you a confirmation and calendar invitation, remind you the day before, and follow up afterwards. An internal notification goes to the person hosting the call.

The basis is that these are steps taken at your request before entering into an agreement, and our legitimate interest in following up on a meeting you asked for.

We keep this data for 24 months after our last contact, unless we become clients and suppliers of each other, in which case tax law requires us to keep the records for seven years.

4. When you request a Pipeline Signal Scan or other resource

For a Pipeline Signal Scan you give us your website, your email address, what you sell, who you want to reach and where, and optionally your first name and an example of an ideal customer. We use this to research your target market, prepare your personal report, deliver it to you, and answer any questions you send us about it.

To prepare the report we study public information about companies in the market you describe, such as news, announcements, hiring and public company profiles. Reports focus on companies and business roles. AI tools help us research and draft the report, and a person reviews and approves it before it is sent (section 8).

Your request is recorded in our CRM, and we are notified internally when it arrives. We send you the report and nothing else by default: no newsletter and no automated follow-up sequence. If we ever offer a newsletter, you will only receive it if you sign up for it separately.

Your report is published at a private link that is not listed or indexed anywhere. Anyone who has the link can open it, so share it as you would a private document.

The basis is your request: preparing and delivering what you asked for (Article 6(1)(b) GDPR), and our legitimate interest in answering follow-up questions about it. We keep your request and report for 24 months after your last interaction. After that, or earlier if you ask, we delete them and the private link stops working.

5. When you email or message us

We keep the correspondence and the contact details in it for as long as needed to handle the matter and, where it concerns an agreement, for as long as our administration requires.

6. Who we share data with

We never sell personal data.

We use service providers to do things we cannot do alone: hosting the website, sending and storing email, managing calendars, running our CRM, delivering outreach campaigns, internal notifications, secure file storage and AI research tools. They act on our instructions under a written data processing agreement and may not use the data for their own purposes. The current list of providers is available on request.

Some providers are established outside the European Economic Area, mainly in the United States. Where that is the case, transfers are covered by the European Commission's standard contractual clauses or an adequacy decision.

We also disclose data where the law requires it.

7. Prospect data in client campaigns

On behalf of our clients we identify and contact companies that are likely to benefit from what the client sells. For this we process business contact data: name, role, employer, business email address, business phone number, public professional profile and publicly available information about the company.

This data comes from public sources and from specialist business-data providers. The basis is legitimate interest in business-to-business communication under Article 6(1)(f) GDPR. For campaigns run on a client's instructions the client is the controller and we act as processor under a data processing agreement.

Anyone we contact can object at any time, by replying or by using the unsubscribe link. We add them to a suppression list, which exists to make sure they are not contacted again. Prospect data is deleted within 90 days after a campaign ends, unless otherwise agreed in writing or required by law.

To exercise your rights regarding a message you received from us, email administratie@blackorange.nl. If the campaign was run for a client, we will pass the request to them and act on their instructions.

8. How we use AI

We use artificial intelligence as a tool in our work, and we would rather say so than leave you guessing.

• Research and analysis. AI systems help us read public market information, spot changes worth acting on and summarise what we find.
• Drafting. AI systems help us draft outreach copy, content and reports. A person reviews and approves everything before it is sent or published.
• No automated decisions. We make no decision that produces legal effects for you, or similarly significantly affects you, by automated means alone. A person decides who is contacted and what is offered.
• No training on your data. We do not make client data, prospect data or the contents of your messages available to third-party AI providers for training their models. Where we use AI tools, we use settings and agreements that exclude such use.
• AI-assisted images on this site. Some illustrations on this website were created with AI and reviewed, edited and approved by a person before publication.
• If you are ever talking to an AI assistant on this site, it will say so.

These are our transparency commitments under the EU AI Act, which applies to the use of AI systems alongside the GDPR.

9. Security

We apply appropriate technical and organisational measures: access limited to those who need it, multi-factor authentication on the accounts that matter, encrypted connections, and providers selected in part on their security posture. No system is perfect; if a breach affects you, we will inform you as the law requires.

10. Your rights

You have the right to access your data, to have it corrected or deleted, to restrict or object to its use, and to receive it in a portable form. Where we rely on consent, you can withdraw it at any time.

Email administratie@blackorange.nl. We answer within one month. You also have the right to complain to the Dutch data protection authority, the Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Changes to this policy

We update this policy when what we do changes. The version and date are at the top of this page, and previous versions are available on request.

In deze verklaring leggen we uit wat we doen met persoonsgegevens: die van jou als bezoeker van deze website, en die van de mensen die we namens onze klanten benaderen. Geschreven om gelezen te worden.

1. Wie wij zijn

Blackorange Solutions, Herengracht 142, Amsterdam. KvK 32078880. BTW NL001974729B46. E-mail: administratie@blackorange.nl.

Voor de gegevens in de artikelen 3 tot en met 6 zijn wij verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen wat we verzamelen en waarom. Voor campagnes die we voor een klant uitvoeren is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker, handelend op diens instructies (artikel 7).

2. Deze website volgt je niet

We gebruiken geen cookies, geen advertentiepixels en geen tracking tussen websites. Lettertypen worden vanaf onze eigen servers geladen, zodat er niets over je bezoek naar een lettertypeaanbieder gaat. Er is geen cookiebanner, omdat er niets is om toestemming voor te geven.

Onze hostingprovider bewaart kortstondige technische logbestanden (IP-adres, opgevraagde pagina, tijdstip, browsertype) om de site te kunnen leveren en misbruik tegen te gaan. Deze worden binnen 30 dagen verwijderd. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een werkende, veilige website.

We meten bezoek met privacyvriendelijke analytics die geen cookies plaatsen, geen IP-adressen opslaan en je niet volgen tussen websites. Het resultaat is een telling van pagina's en verwijzers, geen profiel van een persoon.

3. Als je een gesprek inplant

Je geeft ons je naam, e-mailadres en tijdzone. We gebruiken die om het gesprek in te plannen, je een bevestiging en agenda-uitnodiging te sturen, je de dag ervoor te herinneren en achteraf op te volgen. Intern gaat er een melding naar de persoon die het gesprek voert.

De grondslag is dat dit handelingen zijn op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst, plus ons gerechtvaardigd belang bij opvolging van een gesprek waar je zelf om hebt gevraagd.

We bewaren deze gegevens 24 maanden na het laatste contact, tenzij we zakelijk met elkaar in zee gaan; in dat geval verplicht de fiscale wetgeving ons de administratie zeven jaar te bewaren.

4. Als je een Pipeline Signal Scan of andere download aanvraagt

Voor een Pipeline Signal Scan geef je ons je website, je e-mailadres, wat je verkoopt, wie je wilt bereiken en waar, en optioneel je voornaam en een voorbeeld van een ideale klant. We gebruiken die om je doelmarkt te onderzoeken, je persoonlijke rapport op te stellen, het aan je te leveren en je vragen erover te beantwoorden.

Voor het rapport bestuderen we openbare informatie over bedrijven in de markt die je beschrijft, zoals nieuws, aankondigingen, vacatures en openbare bedrijfsprofielen. Rapporten gaan over bedrijven en zakelijke functies. AI-tools helpen ons met het onderzoek en het concept; een mens beoordeelt en keurt het rapport goed voordat het wordt verzonden (artikel 8).

Je aanvraag wordt vastgelegd in ons CRM en we krijgen intern een melding als die binnenkomt. We sturen je standaard alleen het rapport: geen nieuwsbrief en geen automatische opvolgreeks. Bieden we ooit een nieuwsbrief aan, dan ontvang je die alleen als je je daar apart voor aanmeldt.

Je rapport staat op een privélink die nergens wordt vermeld of geïndexeerd. Iedereen met de link kan het openen, dus deel het zoals je een vertrouwelijk document deelt.

De grondslag is jouw verzoek: het opstellen en leveren van wat je hebt gevraagd (artikel 6(1)(b) AVG), plus ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van vervolgvragen daarover. We bewaren je aanvraag en rapport 24 maanden na je laatste interactie. Daarna, of eerder als je daarom vraagt, verwijderen we ze en werkt de privélink niet meer.

5. Als je ons mailt of berichten stuurt

We bewaren de correspondentie en de contactgegevens daarin zolang dat nodig is om de zaak af te handelen en, als het om een overeenkomst gaat, zolang onze administratie dat vereist.

6. Met wie we gegevens delen

We verkopen nooit persoonsgegevens.

We schakelen dienstverleners in voor zaken die we niet alleen kunnen doen: hosting van de website, verzending en opslag van e-mail, agendabeheer, ons CRM, uitvoering van outreachcampagnes, interne meldingen, beveiligde bestandsopslag en AI-onderzoekstools. Zij handelen op onze instructies onder een schriftelijke verwerkersovereenkomst en mogen de gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken. De actuele lijst met dienstverleners is op verzoek beschikbaar.

Een deel van deze dienstverleners is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten. Die doorgiftes zijn afgedekt met de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.

Daarnaast verstrekken we gegevens wanneer de wet dat verplicht.

7. Prospectgegevens in klantcampagnes

Namens onze klanten identificeren en benaderen we bedrijven die waarschijnlijk baat hebben bij wat die klant levert. Daarvoor verwerken we zakelijke contactgegevens: naam, functie, werkgever, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer, openbaar professioneel profiel en openbaar beschikbare bedrijfsinformatie.

Deze gegevens komen uit openbare bronnen en van gespecialiseerde zakelijke dataleveranciers. De grondslag is gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie (artikel 6(1)(f) AVG). Bij campagnes die we op instructie van een klant uitvoeren is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker onder een verwerkersovereenkomst.

Iedereen die we benaderen kan op elk moment bezwaar maken, door te antwoorden of via de afmeldlink. We plaatsen die persoon op een onderdrukkingslijst, die er is om te voorkomen dat er opnieuw contact wordt opgenomen. Prospectgegevens worden binnen 90 dagen na afloop van een campagne verwijderd, tenzij schriftelijk anders overeengekomen of wettelijk vereist.

Voor het uitoefenen van je rechten naar aanleiding van een bericht van ons: mail administratie@blackorange.nl. Is de campagne voor een klant uitgevoerd, dan geven we het verzoek aan hen door en handelen we op hun instructies.

8. Hoe wij AI gebruiken

We gebruiken kunstmatige intelligentie als gereedschap in ons werk, en zeggen dat liever dan het in het midden te laten.

• Onderzoek en analyse. AI-systemen helpen ons openbare marktinformatie te lezen, veranderingen te signaleren die de moeite waard zijn en samen te vatten wat we vinden.
• Concepten schrijven. AI-systemen helpen ons bij het opstellen van outreachteksten, content en rapportages. Een mens beoordeelt en keurt alles goed voordat het wordt verzonden of gepubliceerd.
• Geen geautomatiseerde besluiten. We nemen geen enkel besluit dat rechtsgevolgen voor je heeft, of je in vergelijkbare mate treft, uitsluitend op geautomatiseerde wijze. Een mens bepaalt wie wordt benaderd en met welk aanbod.
• Geen training op jouw gegevens. We stellen klantgegevens, prospectgegevens of de inhoud van je berichten niet beschikbaar aan externe AI-aanbieders voor het trainen van hun modellen. Waar we AI-tools gebruiken, doen we dat met instellingen en afspraken die dat uitsluiten.
• AI-ondersteunde beelden op deze site. Een deel van de illustraties op deze website is met AI gemaakt en door een mens beoordeeld, bewerkt en goedgekeurd vóór publicatie.
• Als je ooit met een AI-assistent op deze site praat, wordt dat vermeld.

Dit zijn onze transparantietoezeggingen onder de Europese AI-verordening, die naast de AVG geldt voor het gebruik van AI-systemen.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: toegang beperkt tot wie die nodig heeft, meervoudige authenticatie op de accounts die ertoe doen, versleutelde verbindingen, en dienstverleners die mede op hun beveiliging zijn geselecteerd. Geen enkel systeem is perfect; raakt een datalek jou, dan informeren we je zoals de wet voorschrijft.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, correctie of verwijdering, beperking van of bezwaar tegen het gebruik ervan, en op overdraagbaarheid. Baseren we ons op toestemming, dan kun je die op elk moment intrekken.

Mail administratie@blackorange.nl. We reageren binnen één maand. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Wijzigingen in deze verklaring

We passen deze verklaring aan wanneer onze werkwijze verandert. Versie en datum staan bovenaan deze pagina; eerdere versies zijn op verzoek beschikbaar.